Podstawowymi zasadami prowadzenia mediacji są: 

dobrowolność i akceptowalność; neutralność, bezstronność, poufność.

Dobrowolność oznacza, że strony samodzielnie podejmują decyzję o przystąpieniu do mediacji i mają możliwość przerwania mediacji na każdym jej etapie. Nie muszą nawet podawać przyczyny rezygnacji. Mediatorowi nie wolno zmuszać stron do rozpoczęcia czy kontynuowania mediacji. Strony muszą także zaakceptować osobę mediatora, zawsze mają możliwość wyboru innego mediatora.

Neutralność mediatora oznacza, że mediator nie ma interesu w określonym rozwiązaniu sporu i pomaga stronom wypracować takie, które będzie najlepiej odpowiadało ich potrzebom i interesom. Mediator nie narzuca i nie sugeruje stronom rozwiązania, ani też nie wypowiada swoich personalnych opinii na temat sporu. Rozwiązanie konfliktu zależy wyłącznie od stron mediacji. Rolą mediatora jest zagwarantowanie właściwego przebiegu mediacji – czyli stworzenie stronom przestrzeni do bezpiecznej i rzeczowej rozmowy o problemie.

Bezstronność oznacza, że mediator w równym stopniu wspiera wszystkich uczestników mediacji  w rozwiązywaniu sporu. Mediator dba o równowagę między stronami w trakcie prowadzenia mediacji. Każda ze stron może poinformować mediatora jeżeli czuje, że mediator jest stronniczy.

Poufność oznacza, że informacje uzyskane przez mediatora w trakcie mediacji są objęte tajemnicą. Mediator nie może ujawnić przebiegu mediacji, składanych w trakcie mediacji propozycji czy jakichkolwiek danych uzyskanych w trakcie trwania mediacji. Mediator nie będzie mógł być świadkiem w ewentualnym procesie między stronami mediacji (chyba, że strony zdecydują inaczej)

– Na podstawie umowy o mediacje – w przypadku gdy strony zgłoszą się do mediatora przed wniesieniem sprawy do sądu;

– Poprzez wydanie przez sąd postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji. Sąd na każdym etapie postępowania może skierować strony do mediacji .

Strony nie muszą wspólnie wnioskować do sądu o skierowanie sprawy do mediacji. Może to uczynić tylko jedna ze stron.

Natomiast wszyscy uczestnicy (strony) postępowania muszą wyrazić zgodę na przeprowadzenie mediacji w terminie tygodnia od momentu ogłoszenia lub doręczenia postanowienia kierującego sprawę do mediacji.

• Mediatora wybierają strony lub sąd z listy stałych mediatorów.
• Strony mogą zrezygnować z udziału w mediacji na każdym etapie postępowania mediacyjnego.
• Mediacja ma charakter poufny. Mediator nie może udostępniać informacji z mediacji osobom trzecim.
• Mediator nie może być świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji.

• Po otrzymaniu postanowienia sądu o skierowaniu sprawy do mediacji, mediator (często telefonicznie) kontaktuje się ze stronami, ustalając termin jednocześnie wskazując miejsce spotkania.
• Mediator wyjaśnia zasady i przebieg postępowania mediacyjnego oraz pyta, czy strony wyrażają zgodę na mediację.
• mediator określa swoją rolę oraz ustala ze stronami zasady mediacji
• uczestnicy przedstawia swoje spojrzenie na problem,
• ustalona zostaje lista tematów do omówienia,
• określone zostają potrzeby każdej ze stron,
• powstaje lista możliwych, akceptowalnych rozwiązań
• spisywana jest ugoda mediacyjna,
• na wniosek stron sąd zatwierdza ugodę i nadaje jej klauzulę wykonalności

E-mediacja to możliwość przeprowadzenia postępowania mediacyjnego bez konieczności osobistego spotkania ze stroną przeciwną oraz z mediatorem. Cały proces mediacji odbywa się on-line- za pomocą korespondencji mailowej lub rozmów telefonicznych z mediatorem. E-mediacja sprawdza się w sytuacji, gdy z uwagi na miejsce pobytu jednej lub kilku stron trudne byłoby zorganizowanie spotkania, a także wtedy, gdy strona lub strony nie chcą lub nie mogą się spotkać. W większości przypadków e-mediacja stanowi oszczędność czasu oraz możliwość załatwienia sprawy bez zbędnych procedur. E-mediacja jest całkowicie poufna. Skutek e-mediacji jest taki sam jak tradycyjnej mediacji.  Do e-mediacji mogą być skierowane zarówno sprawy , w których toczy się postępowanie sądowe (mediacja sądowa) lub sprawy, co do których sprawa nie trafiła jeszcze do sądu (mediacja pozasądowa). Ugoda zawarta przed mediatorem w procesie e-mediacji, a zatwierdzona później przez sąd ma skutek ugody sądowej.

• Koszty  związane z mediacją sądową są nieporównywalnie niższe od kosztów sądowych związanych z przeprowadzeniem pełnego postępowania sądowego. Do kosztów mediacji należą: wynagrodzenie mediatora i wydatki przez niego poniesione (art. 1835 kpc). Wynagrodzenie mediatora w zakresie mediacji sądowych reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotom wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 921).
• Koszty mediacji, co do zasady ponoszą strony. Są one zazwyczaj ponoszone po połowie, chyba że strony ustalą inny sposób rozliczeń.
• W postępowaniu mediacyjnym, do którego doszło na podstawie postanowienia sądu, wysokość wynagrodzenia mediatora
  • w sporach niemajątkowych wynosi 150 zł za pierwsze posiedzenie mediacyjne, a za każde następne posiedzenie 100 zł.
  • Jeśli postępowanie dotyczy praw majątkowych, wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu (nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2.000 zł).

Zwrotowi podlegają też wydatki mediatora poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji, w tym opłata za wynajem pomieszczenia do 70 zł za posiedzenie. Do kosztów mediacji dolicza się podatek VAT.

• Zwolnienie strony od kosztów sądowych rozciąga się również na postępowanie mediacyjne. Strona postępowania mediacyjnego może złożyć na zasadach ogólnych wniosek o zwolnienie od kosztów mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd.
• Jeśli dojdzie do zawarcia ugody przed rozpoczęciem rozprawy, strona otrzyma zwrot 100% opłaty sądowej, którą zapłaciła wnosząc sprawę do sądu. Jeśli do zawarcia ugody przed mediatorem dojdzie na późniejszym etapie postępowania sądowego (po rozpoczęciu rozprawy), strona otrzyma zwrot 75% opłaty sądowej.                                                                                                        
• Niezależnie od wyniku sprawy, sąd może nałożyć na stronę obowiązek zwrotu kosztów wywołanych nieusprawiedliwioną odmową udziału w mediacji, na którą strona uprzednio wyraziła zgodę.
• Koszty przypadku mediacji prywatnej - pozasądowej, wysokość wynagrodzenia mediatora i zwrot jego wydatków poniesionych przez niego w związku  z przeprowadzeniem mediacji wynikają z cennika konkretnego mediatora lub strony uzgadniają (negocjują) je razem z mediatorem przed rozpoczęciem mediacji.
• Koszty mediacji w sprawach karnych (wynagrodzenie mediatora i zwrot wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji) ponosi Skarb Państwa w sprawach karnych  koszty postępowania mediacyjnego reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 maja 2015 r. w sprawie postępowania mediacyjnego   w sprawach karnych.